Excel 数据分析 - 数据验证

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数据验证是 Excel 中一个非常有用且易于使用的工具，您可以使用它对输入到工作表中的数据设置数据验证。

对于工作表上的任何单元格，您可以

• 显示有关需要输入内容的输入消息。
• 限制输入的值。
• 提供可供选择的值列表。
• 显示错误消息并拒绝无效的数据输入。

考虑以下风险跟踪器，它可用于输入和跟踪已识别的风险信息。

在此跟踪器中，输入以下列的数据将使用预设的数据约束进行验证，并且仅当输入的数据满足验证标准时才会接受。否则，您将收到错误消息。

• 可能性
• 影响
• 风险类别
• 风险来源
• 地位

风险暴露列将具有计算值，您无法输入任何数据。即使列S. No.也设置为具有计算值，即使您删除一行，这些值也会进行调整。

现在，您将学习如何设置这样的工作表。

准备工作表的结构

准备工作表的结构 -

• 从空白工作表开始。
• 将标题放在第 2 行。
• 将列标题放在第 3 行中。
• 对于列标题概率、影响和风险暴露 -
  • 右键单击单元格。
  • 单击下拉菜单中的“设置单元格格式”。
  • 在“设置单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡。
  • 在“方向”下键入 90。
• 将每个列标题的第 3、4 和 5 行中的单元格合并并居中。
• 设置第 2 – 5 行中单元格边框的格式。
• 调整行和列的宽度。

您的工作表将如下所示 -

为风险类别设置有效值

在单元格 M5 – M13 中输入以下值（M5 是标题，M6 – M13 是值）

• 单击风险类别 (H6) 列下的第一个单元格。
• 单击功能区上的“数据”选项卡。
• 单击数据工具组中的数据验证。
• 从下拉列表中选择数据验证...。

将出现“数据验证”对话框。

• 单击“设置”选项卡。
• 在验证条件下的允许：下拉列表中，选择选项列表。

• 在出现的 Source: 框中选择范围 M6:M13。
• 选中出现的“忽略空白”和“单元格内下拉列表”框。

设置风险类别的输入消息

• 单击“数据验证”对话框中的“输入消息”选项卡。
• 选中选择单元格时显示输入消息框。
• 在标题：下的框中，输入风险类别：
• 在输入消息下的框中：从列表中选择风险类别。

为风险类别设置错误警报

设置错误警报 -

• 单击“数据验证”对话框中的“错误警报”选项卡。
• 选中输入无效数据后显示错误警报框。
• 在“样式：”下拉列表下选择“停止”
• 在标题：下的框中，输入无效条目：
• 在错误消息下的框中：键入从下拉列表中选择一个值。
• 单击“确定”。

验证风险类别的数据有效性

对于风险类别下选定的第一个单元格，

• 设定数据验证标准
• 输入消息已设置
• 已设置错误警报

现在，您可以验证您的设置。

单击已为其设置数据验证条件的单元格。出现输入消息。下拉按钮出现在单元格的右侧。

输入的信息正确显示。

• 单击单元格右侧的下拉按钮。将出现下拉列表，其中包含可选择的值。

• 将下拉列表中的值与用于创建下拉列表的值进行交叉检查。

两组值都匹配。请注意，如果值的数量较多，您将在下拉列表的右侧看到一个向下滚动条。

从下拉列表中选择一个值。它出现在单元格中。

您可以看到有效值的选择工作正常。

最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中键入 People，然后按 Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

• 验证错误消息。
• 您可以选择重试或取消。验证这两个选项。

您已成功设置单元格的数据验证。

注意- 检查消息的拼写和语法非常重要。

为风险类别列设置有效标准

现在，您已准备好将数据验证条件应用到风险类别列中的所有单元格。

此时，您需要记住两件事 -

• 您需要设置可以使用的最大单元数的标准。在我们的示例中，根据工作表的使用位置，它可以在 10 到 100 之间变化。

• 您不应为不需要的单元格范围或整个列设置条件。这会不必要地增加文件大小。这称为过度格式化。如果您从外部源获取工作表，则必须删除多余的格式，您将在本教程的“查询”一章中了解这一点。

请按照以下步骤操作 -

• 在风险类别下设置 10 个单元格的验证标准。
• 您可以通过单击第一个单元格的右下角轻松完成此操作。
• 按住出现的 + 符号并将其向下拉。

为所有选定的单元格设置数据验证。

单击选定的最后一列并进行验证。

风险类别列的数据验证已完成。

设置风险源的验证值

在这种情况下，我们只有两个值——内部和外部。

• 单击风险源 (I6) 列下的第一个单元格
• 单击功能区上的数据选项卡
• 单击数据工具组中的数据验证
• 从下拉列表中选择数据验证...。

出现数据验证对话框。

• 单击“设置”选项卡。
• 在“验证条件”下的“允许：”下拉列表中，选择“列表”选项。
• 在出现的“源：”框中键入“Internal”、“External”。
• 选中出现的“忽略空白”和“单元格内下拉列表”框。

设置风险源的输入消息。

为风险源设置错误警报。

对于风险源下选定的第一个单元格 -

• 设定数据验证标准
• 输入消息已设置
• 已设置错误警报

现在，您可以验证您的设置。

单击已为其设置数据验证条件的单元格。出现输入消息。下拉按钮出现在单元格的右侧。

输入的消息正确显示。

• 单击单元格右侧的下拉箭头按钮。将出现一个下拉列表，其中包含可选择的值。

• 检查这些值是否与您输入的值相同 - 内部和外部。

两组值都匹配。从下拉列表中选择一个值。它出现在单元格中。

您可以看到有效值的选择工作正常。最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中键入 Financial，然后按 Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

• 验证错误消息。您已成功设置单元格的数据验证。

• 为风险源列设置有效标准

• 将数据验证标准应用到风险源列中的单元格 I6 - I15（即与风险类别列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置数据验证。风险源列的数据验证已完成。

设置状态验证值

• 重复用于设置风险源验证值的相同步骤。

• 将列表值设置为打开、关闭。

• 将数据验证标准应用于“状态”列中的单元格 K6 - K15（即与“风险类别”列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置数据验证。列状态的数据验证已完成。

设置概率验证值

风险概率评分值的范围为 1-5，1 为低，5 为高。该值可以是 1 到 5 之间的任何整数（包括 1 和 5）。

• 单击风险源 (I6) 列下的第一个单元格。
• 单击功能区上的数据选项卡。
• 单击数据工具组中的数据验证。
• 从下拉列表中选择数据验证...。

将出现“数据验证”对话框。

• 单击“设置”选项卡。
• 在“验证条件”下的“允许：”下拉列表中，选择“整数”。

• 在数据下选择：
• 在最小值下的框中键入 1：
• 在最大值下的框中输入 5：

设置概率的输入消息

设置概率的错误警报，然后单击“确定”。

对于概率下选定的第一个单元格，

• 数据验证标准已设定。
• 输入消息已设置。
• 已设置错误警报。

现在，您可以验证您的设置。

单击已为其设置数据验证条件的单元格。出现输入消息。在这种情况下，不会有下拉按钮，因为输入值被设置在一个范围内而不是来自列表。

输入的信息正确显示。

在单元格中输入 1 到 5 之间的整数。它出现在单元格中。

有效值的选择工作正常。最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中输入 6，然后按 Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

您已成功设置单元格的数据验证。

• 为概率列设置有效标准。

• 将数据验证标准应用于概率列中的单元格 E6 - E15（即与风险类别列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置数据验证。概率列的数据验证已完成。

设置影响的验证值

要设置影响的验证值，请重复用于设置概率验证值的相同步骤。

将数据验证标准应用到“影响”列中的单元格 F6 - F15（即与“风险类别”列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置数据验证。影响列的数据验证已完成。

使用计算值设置列风险暴露

风险暴露计算为风险概率和风险影响的乘积。

风险暴露=概率*影响

在单元格 G6 中键入 =E6*F6，然后按 Enter。

由于 E6 和 F6 为空，G6 单元格中将显示 0。

将公式复制到单元格 G6 – G15 中。0 将显示在单元格 G6 - G15 中。

由于风险暴露列用于计算值，因此您不应允许在该列中输入数据。

• 选择单元格 G6-G15

• 右键单击并在出现的下拉列表中选择“设置单元格格式”。将出现“设置单元格格式”对话框。

• 单击“保护”选项卡。

• 检查选项已锁定。

这是为了确保这些单元格中不允许数据输入。但是，只有当工作表受到保护时，这才会生效，您将在工作表准备好后执行最后一步。

• 单击“确定”。
• 将单元格 G6-G15 涂上阴影以表明它们是计算值。

设置序列号值的格式

您可以让用户填写 S. No. 栏。但是，如果设置 S. No. 值的格式，工作表看起来会更美观。此外，它还显示工作表的格式化行数。

在单元格 B6 中键入 =row()-5，然后按 Enter。

1 将出现在单元格 B6 中。将公式复制到单元格 B6-B15 中。出现值 1-10。

遮蔽细胞 B6-B15。

包起来

您的项目即将完成。

• 隐藏包含数据类别值的列 M。
• 设置单元格 B6-K16 的边框格式。

• 右键单击工作表选项卡。
• 从菜单中选择保护工作表。

将出现“保护工作表”对话框。

• 选中“保护工作表和锁定单元格的内容”选项。
• 在密码下输入密码以取消保护工作表 -
  • 密码区分大小写
  • 如果忘记密码，受保护的工作表将无法恢复
  • 最好将工作表名称和密码列表保存在某处
• 在“允许此工作表的所有用户：”下，选中“选择未锁定的单元格”框。

您已保护“风险暴露”列中的锁定单元格不被输入数据，并使其余未锁定单元格保持可编辑状态。单击“确定”。

出现确认密码对话框。

• 重新输入密码。
• 单击“确定”。

为所选单元格设置了数据验证的工作表已可供使用。