含义和定义

正如我们在本教程中所读到的，沟通是商业组织中的必要条件。然而，晦涩难懂、纠缠不清的沟通不仅无法达到预期的效果，还会影响组织的工作环境。

在外行人的词典中，沟通被理解为我们都参与的日常谈话和讨论。尽管沟通的更广泛含义涵盖了所有人类互动，但用管理术语来说，沟通不仅仅是无意义的谈话、喋喋不休或喋喋不休。沟通并不像看上去那么简单。它是一个系统化的过程，有一个传播所要达到的目标。它可以被定义为通过适当的渠道将任何思维过程转化为简单而有意义的话语的过程。

为了使组织更好、更顺利地运作，沟通需要有效和高效。

有效的沟通被定义为两个或更多人之间的沟通，其中预期的信息是 -

正确编码
通过适当的渠道交付
已收到
收件人正确解码并理解

换句话说，当沟通中的所有各方（发送者和接收者）都为消息分配相似的含义并仔细聆听所有内容并使发送者感到被倾听和理解时，沟通就被认为是有效的。

在商业组织中，当员工之间共享的信息或数据有效地促进组织的商业成功时，沟通就被认为是有效的。

用 RW Griffin 的话说，“有效的沟通是指发送消息的过程，使接收到的消息在含义上尽可能接近预期的消息”。

美国管理协会（AMA）根据以下十点定义了有效沟通 -

关于沟通主题和接收者的清晰想法。
目的的确定。
了解沟通环境。
规划与咨询他人的沟通。
考虑消息的内容。
让接收者意识到沟通的价值。
必须有来自接收者的反馈。
正确定义通信消息具有短期重要性还是长期重要性。
所有的行动都必须与沟通相适应。
很好听。

有效沟通被定义为有效且高效地向他人传达信息的能力。具有良好口头、非语言和书面沟通技巧的业务经理有助于促进公司内部人员之间的信息共享，以实现商业利益。

有效沟通的意义

在本节中，我们将了解有效沟通的重要性 -

构建和促进可持续和富有成效的关系

有效的沟通应该成为企业的重点，因为如果没有沟通，就很难正确地建立和培养富有成效的关系。

给创新空间

有效的沟通可以让员工和管理层提出创新想法，从而进一步帮助组织的整体发展，从而促进企业组织的创新。

帮助建立一支高效的团队

充满有效或开放沟通的工作环境有助于建立一支有凝聚力和高效的团队。有效的沟通总是能够提升员工的士气。它激发员工为实现组织的共同目标而努力的热情。如果提醒员工所取得的成就并感到他们正在朝着共同的目标努力，定期的内部沟通也可以改善职业道德。

有效管理

当管理层和员工之间进行无忧和开放的沟通时，组织的进步步伐就会稳步加快。因此，有效的沟通产生有效的管理。管理者了解员工的态度和不满，员工也了解管理者对他们的态度以及组织的政策。

有助于组织的整体发展

有效的沟通可以建立理想的人际、部门间以及管理层与员工之间的关系，而这些关系又是实现组织愿景的重要前提。换句话说，有效的沟通有助于业务的整体增长。

在专业层面，了解如何与同事充分相处、即使在压力很大的情况下也能做出正确的决定是至关重要的。这就是有效沟通技巧越来越受到重视的原因之一。

组织中的有效沟通使员工能够加深与他人的联系，提高团队合作、决策和解决问题的能力。

有效沟通的特点

有效沟通的特征或原则对于确保富有成效的沟通至关重要。主要特点如下：

消息的完整性

沟通必须完整，以免让接受者感到困惑。更好的沟通有助于后者做出更好的决策。它发展并提高组织的声誉。

信息的清晰和完整

要传达或发送的信息必须清晰和完整，以便更好地理解。思想和想法的清晰度增强了信息的含义。信息的精髓和实质内容应基于诚实和准确。

信息的简洁性

预期的信息必须不冗长，并且应该写得让人第一眼就可以理解。发送给接收者的简短易懂的信息总是有吸引力且易于理解。正如人们一开始就理解的那样，它节省了时间和成本。

考虑物理环境和接收者

为了使沟通更加有效，必须考虑整体的物理环境，即沟通的媒介和工作环境。消息的内容必须考虑接收者的态度、知识和立场。

消息的清晰度

信息应该具有清晰的思想和想法，以便被清楚地理解。清晰的信息使用准确、适当和具体的文字和符号。

礼貌待维护

发件人的信息在起草或准备时应该是礼貌的、深思熟虑的和热情的。它必须表现出发送者对接收者的尊重，并且积极并专注于接收者。

消息的正确性

消息的起草应确保最终消息没有任何语法错误和句子重复。信息应该准确、正确且及时。

有效的商务沟通

成功的业务很大程度上取决于有效的业务沟通。有效的沟通技巧对于在同事、客户、老板和媒体之间建立积极有效的互动至关重要。

对于任何组织中业务生命各个阶段的所有人员来说，这都是最重要的。

尽管组织中的每个雇员都夸口已获得有效业务沟通的技能，但仍然需要提高这些技能。

有效商务沟通的方法

我们现在将简要了解有效商务沟通的不同方法 -

基于网络的通信- 随时随地实现更好和改进的通信。
视频会议- 这允许不同地点的人们举行互动会议。
报告- 这对于记录任何部门的活动都很重要。
演示文稿- 这是所有类型组织中流行的沟通方法，通常涉及视听材料，例如报告副本或在 Microsoft PowerPoint 或 Adobe Flash 中准备的材料。
电话会议- 这允许远距离讲话。
论坛板- 这允许人们立即在集中位置发布信息。
面对面会议- 此类会议的性质是个人的，应以书面后续行动结束。

有效的商务沟通可以进一步分为：

有效的口头商务沟通
有效的书面商务沟通

有效的口头商务沟通

有效的商务沟通主要涉及听和说。说话者和听者都有责任使信息清晰易懂。此外，肢体语言、语气、词语的选择、信息的澄清和沟通方式也发挥着作用并影响人际交往和互动的有效性。

有效口头商务沟通的技巧

沟通类型

在本节中，我们将讨论有效口头商务沟通的不同技巧。这些技术描述如下 -

演讲者应该知道如何清楚地表达他们的信息，以便使听众能够很好地理解它，并以与信息本身一致的方式传达信息。
演讲或口语应措辞得当、简洁。
演讲应该结合上下文，就像严肃的问题最好以严肃的语气表达一样。
了解听众以及他们的反应有助于构思演讲的主题。
对于有效的商务沟通，安静的位置非常重要。如果一方同时受到声音等外部和内部干扰因素的干扰，沟通就无法产生预期的结果。
所有相关方的参与对于沟通的有效性至关重要。参与意味着完全关注并致力于讨论或分析。
有效或积极的倾听对于沟通参与者至关重要。它是由说话者和听者在有效的沟通中实践的。
为了成为更好的倾听者，需要在谈话过程中消除所有干扰。
积极倾听包括眼神交流、点头、手势和简短评论，以表示理解。根据这些手势和评论，可以评估听众的理解和反应。如果听者感到困惑，讲话者需要重新评估信息的措辞或传递方式。
听众可以提出问题，验证所说内容并在必要时提供输入。
在与某人交谈或互动时，不要只听他们在说什么，而是要专心并在心里做笔记。
在讨论或重要对话中提出问题可以增加沟通的分量。它还可以帮助参与者学习他们需要知道的一切。这表明他们正在倾听、确认理解并给予尊重。
问题是有效沟通的有力工具。它使相关人员能够获得所需的反馈。
在沟通过程中通常会提出两类问题。
当沟通者想要快速收集基本信息或想要在没有冗长解释的情况下获得答案时，通常用“是”或“否”回答的封闭式问题是必不可少的。
开放式问题提供了更广泛、更全面的答案。

反馈是沟通的重要组成部分，是沟通过程中所有相关人员都迫切需要的。它标志着通信过程的结束。一方面，沟通者应该以这样一种方式传达他/她的信息，即他/她的目标可以对所提供的信息提供反馈或批评。

在特定的对话、讨论或会议期间，应采用适当且相关的沟通类型和媒介。视觉效果应以令人愉快且令人愉悦的方式呈现信息。

加强积极和支持性的文化将在员工之间建立清晰的理解。传达公司文化的非常有效的方法之一是借助文化平台。

如果双方交叉双臂、咬紧牙关、拒绝直视对方的眼睛，就很难进行坦诚的沟通。手势、语气、眼神交流等非语言交流比口头语言更有意义。如果非语言信息占据了谈话的主导地位，那么最好等到事情解决后再进行。点头并保持开放的姿势，以表明您正在吸收对方所说的话。

有效的书面商务沟通

有效的书面商务沟通是商业组织中沟通系统的一个组成部分。并非所有的交流都可以口头进行。组织必须有多种媒介才能以书面形式进行沟通。

电子邮件、小册子、报告、信件、广告、演讲、文章、PowerPoint 演示文稿都是商业书面沟通的实例。

尽管现在绝大多数书面交流都是在网上进行的，但对良好写作的需求并没有减少。组织以电子邮件、社交媒体帖子、指南、小册子、手册、报告和提案的形式产生越来越多的书面沟通。

书面商务沟通的优点

以下是书面商务沟通的优点 -

书面业务沟通可以进行编辑和修改。
它们提供了消息的永久记录，并且可以用作先例。
使收件人能够查看邮件并提供适当的反馈
它们被认为对于包括事实和数据的复杂业务沟通更有效
它们提高组织间的效率并提升组织的形象
它们可以作为先例以硬拷贝形式保存下来。

书面商务沟通的缺点

以下是书面商务沟通的缺点 -

与面对面沟通不同，延迟获得反馈；在需要快速响应的商业环境中，这会导致沮丧和不确定性。
撰写消息时非常耗时

沟通类型

在本节中，我们将讨论不同类型的通信。不同类型如下 -

言语和非言语交流
正式和非正式沟通
向下和向上沟通

沟通对于任何企业的成功都至关重要。根据具体情况和业务需求，通信类型会有所不同。

通信通常基于消息的性质和特征及其发送的上下文。沟通渠道的选择和沟通方式都会影响沟通。

口头交流

言语交际是指以口头方式传递信息的交际形式；通过口头或书面方式进行交流。

言语交流的组成部分

以下是口头交流的不同组成部分 -

易懂的语言
选词
语调变化（口语中的重音模式）
语气
身体语言
眼睛Behave（眼科）
视觉效果（图片、地图、图表、图表、颜色、标志等）
听觉元素（声音、曲调、口哨声等）

非口头交流

非语言交流是指通过各种无言或无声媒介进行的交流。

正式和非正式沟通

组织中存在两种沟通渠道——正式和非正式。

正式沟通是指正式或“官方”的沟通。这些是参与组织运作的公认通信系统的一部分。

非正式沟通源于组织内一起工作的人们之间的社交互动。这些都是基于当地盛行的惯例、习俗和文化。

下表显示了正式和非正式沟通之间的区别。

基地	正式沟通	非正式沟通
定义	在正式沟通中，信息的交换是通过组织结构中预先定义的正式渠道沿着权限进行的。	在非正式沟通中，信息通过非正式渠道传播，即以小道消息的形式传播（非正式的人与人之间的沟通；八卦）。它是围绕组织成员的社会关系建立的。不遵循权威线。
也称为	官方通讯	小道消息_
可靠性	更多、更被认可	相对较少且往往不准确
速度	耗时；因此，缓慢	快点
真实性	由于这种类型的沟通主要以书面命令和文件的形式进行，证据和真实性是存在的。	缺乏书面证据使其被歪曲，因此不准确且不可靠。
优点	企业更有可能需要它，因为它更有证据性和可靠性。它有助于确定组织中的责任并维持权力关系。没有制造和传播谣言的余地。	它是表达某些无法通过官方渠道传达的信息的有效媒介。它是隐含的、自发的、多维的和多样化的。它满足了人们了解组织中正在发生的事情的愿望，并提供了表达恐惧、担忧和抱怨的机会。它具有高度的灵活性，可以自由地流向各个方向。
缺点	通常耗时、麻烦并且有时会导致大量失真。它价格昂贵且灵活性较差。它只能向上和向下流动。必须遵守。	没有官方认可的沟通渠道。它没有权力下放的作用。造谣、散布谣言的范围更大。信息经常被扭曲。可能会在组织中造成不守纪律的现象。它没有证据证明其真实性。

什么是葡萄藤？

小道消息是指组织中的一种非正式沟通方式。它是一种通过非正式的转换或八卦传播信息的人与人之间的方法。发现它比正式的更有效率。

非正式沟通的类型

在本节中，我们将讨论不同类型的非正式沟通。

单链

在单链中，信息由一个人传递给另一个人，另一个人又将信息传递给另一个人，并且该过程继续进行。

集群链

在集群链中，信息由一个人传递给他/她可靠的人，后者再将信息传递给他/她可靠的朋友，通信继续进行。

概率链

在概率链中，一个人将信息传递给随机选择的人，然后通信继续进行。

八卦链

在八卦链中，一个人将信息传递给一群人，该群体的成员将其传递给更多的人，信息就传播开来。

向下和向上沟通

在任何组织中，沟通都会以不同的方向进行——向下、向上或横向。在本节中，我们将讨论向下和向上通信方向以及它们之间存在的基本差异。

向下沟通

当沟通从组织层次结构中较高级别的人员流动或开始到较低级别的人员时。
向下沟通可以是口头的，也可以是书面的。
口头向下传播媒介例如是指示、演讲、会议、电话交谈、扩音器以及小道消息。
书面向下传播媒体例如是备忘录、信件、电子邮件、手册、小册子、政策声明、程序、通知和电子新闻显示。
上级主管部门或组织高层主动发起此类沟通。
向下沟通从上级权威向下级向下级直至层次结构的最底层。对向下沟通的反应沿着同样的路径向上移动。
向下的通信称为指令式通信系统。
它适合在专制环境中存在的组织中。

向上沟通

向上的沟通从下属到上级，并沿着组织层次结构继续向上。
它被称为下级发起的沟通，因为向上沟通的过程是从组织底层的人员开始的。
与向下的沟通不同，向上的沟通本质上是非指令性的。
它在组织中建立了一种参与性的工作文化，因为在这种沟通过程中，员工可以自由地向上表达他们的不满和保留意见。
它使高层管理人员能够从下层员工那里获得反馈，从而改善组织的进步和繁荣。
它在管理层和员工之间产生了相互信任，并预示着组织中牢固的人际关系的发展，从而导致组织的整体发展。
通过这种沟通过程，员工可以在制定新政策或更改过时政策方面发挥重要作用。
除了指挥系统之外，典型的向上沟通方式还有建议、上诉和申诉程序、投诉系统、咨询会议、小道消息、小组会议等。
向上沟通也称为协商管理。

概括

沟通是商业组织的必要条件。
用 RW Griffin 的话说，“有效的沟通是指发送消息的过程，使接收到的消息在含义上尽可能接近预期的消息”。
成功的业务很大程度上取决于有效的业务沟通。
有效的商务沟通可以进一步分为：
- 有效的口头商务沟通
- 有效的书面商务沟通
有效的书面商务沟通是商业组织中沟通系统的一个组成部分。
不同类型如下 -

言语和非言语交流
正式和非正式沟通
向下和向上沟通

小道消息是指组织中的一种非正式沟通方式。